Коротко

Для компании в сфере добычи природного газа мы настроили Битрикс24 как единое рабочее пространство для сотрудников и руководства. Сделали четыре вещи: шаблоны задач, шаблоны документов, сквозную нумерацию входящих и исходящих документов через универсальные списки и обучение пользователей.

Название компании, масштаб и цифры не раскрываем: проект под NDA. Ниже описано, что именно настроено и почему в таких проектах важны именно эти четыре части.

Какая была задача

Задача звучала просто: объединить всю компанию в едином информационном пространстве, чтобы улучшить взаимодействие сотрудников и руководства.

За этой формулировкой обычная картина для компании с несколькими подразделениями. Поручения уходят в почте и мессенджерах, документы лежат в разных папках, у каждого отдела свой порядок, а руководитель собирает картину из разговоров. Информация есть, но найти её и увидеть целиком трудно.

Поэтому проект был не про внедрение CRM для продаж, а про организацию работы внутри компании: задачи, документы, переписка и люди в одной системе.

Что мы настроили

Шаблоны задач

В большой компании поручения повторяются: одни и те же типы задач, одни и те же исполнители и сроки. Для них мы сделали шаблоны задач. Постановщик выбирает нужный шаблон, и описание, участники, чек-лист и сроки уже заполнены.

Это ускоряет постановку и приводит поручения к одному виду. Руководителю проще проверять, а исполнителю проще понять, что от него ждут. Подробнее о том, как устроены задачи и дела в портале, в статье про задачи и дела в Битрикс24.

Шаблоны документов

Вторая часть: шаблоны документов для типовых бумаг. Когда документ собирается из шаблона, а не набирается заново, исчезают опечатки, и все версии одного типа выглядят одинаково. Тот же принцип мы применяли в другом проекте, там данные подставлялись из карточки сделки: автозаполнение документов у застройщика.

Сквозная нумерация входящих и исходящих

Самая «бумажная» и самая полезная для порядка часть. Для входящей и исходящей переписки мы использовали универсальные списки Битрикс24: завели реестры, где каждый документ получает номер автоматически, по единому правилу, подряд.

Что это даёт на практике:

  • номер не набирают руками, поэтому его не путают и не дублируют;
  • по реестру видно, что пришло и что ушло, без поиска по почте;
  • документ получает номер в момент регистрации, а не «потом, когда дойдут руки».

Важное уточнение. В самом Битрикс24 есть штатный нумератор для счетов, предложений и документов из конструктора в CRM, он описан в документации вендора. Входящая и исходящая переписка в CRM-документы не попадает, поэтому для неё мы выстроили реестр в универсальных списках. Это штатный инструмент платформы, а не доработка кодом.

Обучение пользователей

Четвёртая часть, без которой остальные не сработают. Единое пространство существует, только если им пользуются все. Если часть сотрудников продолжает вести поручения и переписку мимо портала, у руководителя снова нет полной картины.

Поэтому мы провели обучение пользователей как часть проекта, а не отдельной услугой «на потом».

Почему именно так

Состав работ собран вокруг того, что каждый день делают все сотрудники: ставят задачи, готовят документы, регистрируют переписку. Если эти три действия происходят в одной системе, на них уже можно строить дальше: права доступа, оргструктуру, согласования.

И наоборот: если в системе нет базового порядка, любая надстройка будет держаться на ручных договорённостях.

Что можно взять себе

Этот набор подходит не только газодобытчикам. Он применим в любой компании, где есть регламентированная переписка и несколько подразделений. Проверьте у себя:

  1. Где регистрируется входящая и исходящая переписка и можно ли за минуту найти документ по номеру.
  2. Сколько типов повторяющихся поручений у вас ставят заново каждый раз, а не по шаблону.
  3. Какие документы сотрудники до сих пор набирают с нуля.
  4. Кто в компании работает вне портала и почему: нет доступа, нет привычки или неудобно.
  5. Кто отвечает за порядок в реестрах и шаблонах после запуска. Без владельца они устаревают. Сопровождение портала обычно закрывает этот вопрос: зачем оно нужно.

Чего в этом проекте не было

Честно о границах. Мы не внедряли юридически значимый электронный документооборот с электронной подписью и маршрутами согласования между организациями. Задача была другой: порядок во внутренней работе и единая точка входа для сотрудников и руководства. Если вам нужен именно ЭДО, это отдельная постановка и другие инструменты.

Если хотите навести такой порядок в своей компании, опишите задачу, и мы посмотрим, что из этого набора подойдёт вашему порталу.