Короткий ответ

Рабочие отчёты в Битрикс24 нужны, чтобы руководитель видел, какие задачи выполняет команда и где возникают задержки. Сотрудники отправляют отчёты по расписанию, руководитель их просматривает и оценивает.

Настраивает их администратор или сотрудник с нужными правами: раздел «Сотрудники», затем «Время и Отчеты», затем «Рабочие отчеты». Задаётся период (день, неделя, месяц) и время напоминания, отдельно для отдела или для человека.

Что это и зачем

Это регулярная отчётность сотрудника перед руководителем внутри портала. Руководитель не собирает сводки в мессенджерах, а видит все отчёты в одном списке со статусами и оценками.

Польза появляется, когда отчёт связан с реальной работой: задачи, срок, результат. Если же отчёт превращается в формальное «всё хорошо», он только раздражает и отвлекает.

Как настроить

По справке Битрикс24, порядок такой:

  1. Откройте «Сотрудники», затем «Время и Отчеты», затем «Рабочие отчеты».
  2. Нажмите «Настройки» в правом верхнем углу.
  3. Выберите отдел или конкретного сотрудника и нажмите рядом с ним «Настройки».
  4. Выберите отчётный период: день, неделя или месяц, и время, например 10:00.
  5. Сохраните изменения.

Настройки можно задать для всего отдела или для одного человека. Например, новому сотруднику разумно назначить ежедневные отчёты, а остальным еженедельные.

Если меняете период: новые настройки действуют с даты изменения, а период между последним отчётом и этой датой остаётся незакрытым. Поэтому менять периодичность лучше на границе периода.

Доступны отчёты не на всех тарифах: проверьте, что они входят в ваш.

Как читать список отчётов

Все отчёты собраны в одном списке со статусами и оценками. Строки раскрашены:

  • зелёный — подтверждён с положительной оценкой;
  • красный — подтверждён с отрицательной оценкой;
  • оранжевый — подтверждён без оценки;
  • серый — ещё не подтверждён.

Если поставить галочку статистики, появятся два столбца: процент оценённых отчётов и процент отчётов с положительной оценкой. Первый показывает, читает ли руководитель отчёты, второй, как команда справляется.

Фильтровать список по отделам могут администратор и сотрудники с ролями «Руководство», «Отдел кадров» или «Полный доступ». Кто и что видит в портале, определяют права доступа: как они ломаются на практике.

Что делать, если отчёты не нужны

Параметры отчётов (для кого и как часто) меняются в том же разделе настроек. Прежде чем отказываться от них совсем, посмотрите, зачем они появились: возможно, их включили для нового сотрудника или отдела, а потом забыли.

Если отчёты не читают, вопрос не в настройке, а в том, зачем они нужны. Отчёт, на который руководитель не реагирует, быстро становится формальностью, и сотрудники перестают писать содержательно. Тогда честнее сократить частоту или оставить отчёты там, где они действительно нужны, например для новичков или для отдела с длинными задачами.

Как сделать отчёты полезными

  1. Свяжите отчёт с задачами. Отчёт «что сделал по задачам» полезнее, чем «чем занимался». О задачах в портале: задачи и дела.
  2. Назначьте того, кто читает. Если никто не оценивает, статистика покажет красное.
  3. Выберите реалистичный период. Ежедневные отчёты нужны не всем, для многих достаточно недельных.
  4. Не включайте для всех сразу. Начните с одного отдела и посмотрите, что получится.

Если нужно навести порядок в отчётности и задачах, опишите задачу.