Короткий ответ
Робот выполняет действие, когда сделка, лид или задача попадает на нужную стадию. Триггер следит за событием и при его наступлении сам переводит элемент на другую стадию. Робот делает, триггер двигает.
Настраиваются они на вкладке «Роботы» в карточке лида или сделки, в задачах и проектах, в смарт-процессах и других разделах. Главное правило: роботы привязаны к стадиям, поэтому любая перестройка воронки требует проверки автоматики.
Что делает робот
По справке Битрикс24, робот берёт на себя рутину: создаёт задачи, отправляет письма и уведомления, формирует документы. Он срабатывает в тот момент, когда элемент попадает на стадию, на которой этот робот настроен.
Простой пример: сделка перешла на стадию «Выставить счёт». Робот создаёт задачу ответственному менеджеру со сроком, и менеджеру не нужно помнить об этом шаге.
Роботам удобно поручать то, что люди забывают или делают по-разному: напоминания, постановку типовых задач, уведомления, подготовку документов. Решения, где нужна оценка ситуации, лучше оставлять человеку.
Что делает триггер
Триггер отслеживает действия клиентов и изменения в элементах: открыто письмо, оплачен счёт, сменился статус задачи. Когда событие произошло, он перемещает элемент на стадию, где настроен.
Пример: клиент оплатил счёт, и сделка сама переходит на стадию «Оплачено». Менеджеру не нужно переставлять её вручную, а отчёты по воронке остаются точными.
Где настраиваются
- CRM. Откройте лиды или сделки и перейдите на вкладку «Роботы». Там же они доступны для предложений, счетов и смарт-процессов.
- Задачи и проекты. В разделе есть кнопка «Роботы».
- Подпись. Раздел с кнопкой «Роботы».
- Цифровые рабочие места. Через «Автоматизация», затем цифровое рабочее место, смарт-процесс и вкладку «Роботы».
Роботы и триггеры доступны не на всех тарифах: набор зависит от вашего. Сверьте его до начала настройки.
Как роботы ломаются
Самая частая проблема не в том, что робот настроен неправильно, а в том, что он ломается тихо.
Перестроили воронку. Роботы привязаны к стадиям. Если стадию удалили или переименовали, робот остаётся на старой, и автоматика перестаёт работать. Ошибки при этом нет: просто задача не создаётся, письмо не уходит. Как перестраивать воронку на живом портале и не потерять автоматику, мы разбирали в статье про перестройку воронки.
Роботов стало слишком много. Автоматику добавляют годами без общего плана, и в итоге никто не может назвать полный список. Один из наших разборов: коробка тормозит из-за 270 процессов.
Автоматизируют то, чего нет в процессе. Если менеджеры не работают по стадиям, роботы срабатывают в случайные моменты.
Что выбрать: робот, триггер или бизнес-процесс
Для простых действий на стадии подходит робот. Для перехода между стадиями по событию нужен триггер. Для сложной логики с согласованиями выбирают бизнес-процесс или смарт-процесс. Чем они различаются и почему выбор инструмента важнее, чем кажется, описано в статье робот, бизнес-процесс или смарт-процесс.
С чего начать
- Выпишите рутину, которую менеджеры делают вручную после каждой стадии.
- Начните с двух-трёх роботов: задача на следующий шаг, уведомление, напоминание.
- Подпишите, зачем нужен каждый, чтобы через полгода было понятно, что можно убрать.
- Решите, кто имеет право создавать роботов. Широкий круг создаёт хаос: права доступа.
- Проверяйте автоматику после каждой перестройки воронки.
Если у вас накопилось много автоматики и непонятно, что с ней делать, опишите задачу, и мы посмотрим.