Короткий ответ
Администратора назначает действующий администратор: профиль сотрудника, «Действия», «Дать права администратора», «Назначить администратором». Забрать права так же просто: профиль, «Администратор», «Забрать права администратора».
Технически администратором можно сделать любого, но стоит назначать одного-двух, тех, кто готов отвечать за устройство системы. Остальным нужна роль с нужным уровнем доступа, а не права администратора.
Что может администратор
По справке Битрикс24, администратор:
- управляет правами доступа других сотрудников;
- настраивает CRM, бизнес-процессы и другие инструменты;
- имеет полный доступ ко всем настройкам.
Чего он не может: просматривать личные чаты сотрудников. Кроме того, по умолчанию он видит только открытые группы и проекты. Чтобы видеть и редактировать закрытые, нужно открыть профиль и включить «Режим администратора».
Как назначить и забрать права
Назначить:
- Откройте профиль сотрудника и нажмите «Действия».
- Выберите «Дать права администратора».
- Нажмите «Назначить администратором».
Забрать:
- Откройте профиль сотрудника и нажмите «Администратор».
- Выберите «Забрать права администратора».
Посмотреть, кто сейчас администратор: раздел «Сотрудники». Роль указана в списке, а фильтр помогает найти всех администраторов сразу. Эту проверку полезно делать регулярно: за год список обычно разрастается.
Сколько администраторов допускает тариф
Лимит зависит от тарифа. Согласно справке:
| Тариф | Администраторов |
|---|---|
| Бесплатный, Базовый | 1 |
| Стандартный | 5 |
| Профессиональный | 10 |
| Энтерпрайз 250 | 25 |
| Энтерпрайз 500 | 50 |
| Энтерпрайз 1000 | 100 |
При переходе на более высокий тариф можно назначить новых администраторов. При понижении тарифа права сохраняются только у тех, кто зарегистрировался в Битрикс24 раньше всех, а при возврате на прежний тариф администраторов нужно назначить заново. Если вы планируете менять тариф, проверьте, кто останется администратором.
Сколько администраторов нужно на самом деле
Лимит тарифа показывает, сколько можно, а не сколько нужно. Наша позиция: один-два.
Причин две.
Безопасность. Администратор видит всё независимо от ролей CRM: роль на него просто не действует. Если в компании пять администраторов, пять человек имеют полный доступ ко всему, какие бы роли им ни назначили.
Ответственность. Когда администраторов много, за настройки не отвечает никто. Воронка изменилась, робот перестал срабатывать, поле вдруг стало необязательным, и выяснить, кто и когда это сделал, невозможно. История изменений ведётся не по всем настройкам. Подробнее: права доступа в Битрикс24 и что при этом ломается.
Чаще всего права администратора нужны сотруднику для одной конкретной операции, а остаются навсегда. Лучше дать роль с нужным уровнем доступа.
Кому не стоит давать права администратора
Справка отдельно предупреждает: не выдавайте права администратора посторонним. С полным доступом можно уволить сотрудников и получить полный контроль над порталом.
Это относится и к подрядчикам. Если интегратору нужен доступ для работ, разумно выдать его на срок проекта и забрать после. Соглашение о неразглашении подписывают до начала работ: как мы подходим к NDA.
Что сделать сегодня
- Откройте список администраторов в разделе «Сотрудники» и посчитайте.
- Определите, кому права нужны постоянно. Остальным замените их ролью.
- Назначьте ответственного за настройки портала: одного человека, который отвечает за устройство системы.
- Проверьте, кто из подрядчиков сохранил права после окончания работ.
- Перед сменой тарифа убедитесь, что нужные администраторы сохранятся.
Если хотите навести порядок в правах и настройках, опишите задачу, и мы посмотрим, что можно упростить.