Коротко

Мы помогли крупной бухгалтерской аутсорсинговой компании (более 900 клиентов) автоматизировать бухгалтерский календарь в Битрикс24, чтобы бухгалтеры работали с клиентами эффективнее. Бизнес-процессы создают цепочку задач под условия клиента: форму (ООО или ИП) и систему налогообложения. Если у клиента несколько режимов, процесс строит несколько веток задач, по одной на каждый. Для старших бухгалтеров настроены контрольные точки: они видят, что подчинённые сдали всё в срок.

Проект под NDA: название компании не раскрываем, известны только ниша и масштаб клиентской базы.

Откуда задача

У бухгалтерской аутсорсинговой компании сотни клиентов (в нашем проекте более 900), и у каждого свой набор обязательных действий и сроков. Он зависит от того, кто клиент: ООО или ИП, на какой системе налогообложения, один ли режим или несколько. Держать это в голове или в общих таблицах опасно: пропущенный срок бьёт по клиенту и по репутации компании.

Поэтому задача формулируется так: чтобы календарь строился сам из условий клиента, а контроль не держался на памяти и ручных проверках.

Что мы настроили

Цепочка задач под условия клиента

Основа проекта: бизнес-процесс создаёт цепочку задач, привязанную к условиям клиента:

  • форма клиента: ООО или ИП;
  • система налогообложения клиента.

Когда клиент заведён, процесс сам раскладывает задачи с нужными сроками по ответственным. Бухгалтеру не нужно вспоминать, что именно сдаёт этот клиент: календарь уже построен под него.

Несколько режимов: несколько веток

Если у клиента несколько систем налогообложения, процесс строит отдельную ветку задач для каждого режима. Так сроки по разным режимам не смешиваются, и ничего не теряется на стыке.

Контрольные точки для старших бухгалтеров

Старшие бухгалтеры отвечают за результат подчинённых. Для них мы настроили контрольные точки: в цепочке есть места, где можно увидеть, что сдано, а что приближается к сроку. Старший бухгалтер вмешивается до того, как срок прошёл, а не узнаёт о пропуске после.

Почему бизнес-процесс, а не просто задачи

Обычные задачи и напоминания работают, когда набор действий одинаков для всех. Здесь он зависит от условий клиента, и каждому нужна своя цепочка. Бизнес-процесс умеет ветвиться по условиям и создавать задачи нужным людям, и поэтому подходит лучше. Как выбирать между роботом, бизнес-процессом и смарт-процессом, описано в статье про бизнес-процессы в Битрикс24, а базовые инструменты постановки работы: задачи и дела.

Где это применимо кроме бухгалтерии

Принцип «цепочка обязательств зависит от условий клиента» работает везде, где у каждого клиента свой набор регулярных сроков: юридические и аудиторские компании, кадровые агентства, управляющие компании. Везде, где сроки держатся на таблицах и памяти, стоит строить календарь процессом.

Что проверить у себя

  1. Где сейчас живёт календарь сроков: в таблице, в памяти или в системе.
  2. От чего зависит набор сроков клиента: какие условия определяют, что и когда нужно сделать.
  3. Кто контролирует исполнение и видит ли он проблемы до срока.
  4. Что происходит, когда у клиента меняются условия: например, добавился ещё один режим.
  5. Кто отвечает за актуальность процесса, когда меняются сроки и правила.

Это рассказ об организации работы и контроле сроков. Сами расчёты и сдача отчётности остаются в профильных бухгалтерских системах.

Если у вас похожая задача, опишите её, и мы посмотрим, как построить календарь под ваши условия.